Cẩm nang Sử dụng cổng thông tin điện tử

Nội dung text: Cẩm nang Sử dụng cổng thông tin điện tử

1. II. TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH CTTĐT CHO CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC 2.1. Hướng dẫn triển khai CTTĐT cho các cơ sở giáo dục Với sự phát triển bùng nổ của CNTT và truyền thông như hiện nay, việc sở hữu và duy trì hoạt động của CTTĐT của các cơ sở giáo dục là hết sức quan trọng và cần thiết. Đây là một trong những kênh truyền thông quan trọng để giúp đơn vị giới thiệu, quảng bá hình ảnh của mình; đưa tin các hoạt động, sự kiện; hay giảm thiểu các rủi ro khác về tính chính thống, an toàn thông tin hơn là khi sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Zalo Để triển khai CTTĐT cho các cơ sở giáo dục và đưa CTTĐT đi vào hoạt động hiệu quả, cần sự quyết tâm lớn và phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận. Dưới đây là một quy trình triển khai và duy trì các hoạt động liên quan đến CTTĐT để các đơn vị tham khảo. Giai đoạn Nội dung công việc Người thực hiện 1 Thành lập Ban quản trị website của đơn vị SGD/PGD/trường (sau đây gọi tắt là đơn vị) 2 Phối hợp với Viettel khởi tạo CTTĐT Viettel + đơn vị 3 Hướng dẫn sử dụng Viettel 4 Vận hành và sử dụng Đơn vị 5 Hỗ trợ và tiếp nhận phản hồi trong khi sử dụng Viettel 2.2. Thành lập Ban chỉ đạo và quản trị CTTĐT Các đơn vị chủ động bố trí nhân sự đội ngũ quản trị hệ thống, biên tập viên và phóng viên viết bài. - Quản trị hệ thống: Hiệu trưởng, hiệu phó hoặc giáo viên phụ trách CNTT tùy theo điều kiện của từng trường. - Biên tập viên: Tổ trưởng bộ môn chuyên môn của mỗi trường đảm nhiệm quyền phê duyệt, chỉnh sửa bài viết. Chịu trách nhiệm xuất bản nội dung trước BGH, PGD. Giao nhiệm vụ, phân công giáo viên trong bộ môn làm phóng viên viết bài theo đặc thù nhiệm vụ của trường, địa phương, bộ môn đảm nhiệm. - Phóng viên viết bài: Chịu trách nhiệm lựa chọn, xây dựng nội dung theo yêu cầu chỉ đạo của biên tập viên. Đề xuất, góp ý và hoàn thành nội dung theo yêu cầu. Các tổ bộ môn chủ động lựa chọn nhân sự cung cấp tin, ảnh, nội dung bài viết cho từng đơn vị. 2.3. Danh mục cần có của CTTĐT (tham khảo) TT Danh mục cha Danh mục con Kiểu dữ liệu Ghi chú 1 Trang chủ 2 Giới thiệu Giới thiệu trường Giới thiệu Cơ cấu tổ chức Nhân sự Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 3 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn
2. 2.4. Gợi ý một số chủ đề về nội dung có thể đưa lên CTTĐT STT Chủ đề nội dung gợi ý Ghi chú 1 Các bài viết giới thiệu về đơn vị: giới thiệu, cơ cấu tổ, chức, sứ mạng, tầm nhìn, thành tích 2 Các bài viết liên quan đến tin tức hoạt động của trường 3 Album ảnh,video clip của các hoạt động, sự kiện 4 Thông báo của nhà trường: thông báo lịch thi, thông báo nghỉ học, thông báo hội họp 5 Tin tức khen thưởng, tuyên dương 6 Thông báo kết quả học tập, điểm 7 Công khai các biểu mẫu, form đăng ký, thủ tục hành chính để phụ huynh, giáo viên, học sinh tham khảo 8 Đăng tải tài liệu, đề cương ôn tập, đề thi tham khảo 9 Đăng tải các bài giảng elearning lên để học trực tuyến Chỉ nên đăng những bài nào hay, đặc sắc để không tốn dung lượng lưu trữ của hệ thống. 10 Chia sẻ các đường link tải phần mềm, công cụ hỗ trợ dạy học để giáo viên trong toàn trường sử dụng. 2.5. Tiêu chí chấm điểm, đánh giá CTTĐT (tham khảo) Tiêu chí và cách thức chấm điểm, đánh giá dưới đây dùng cho các cơ sở giáo dục tham khảo. Nội dung STT Tiêu chí chấm Điểm tối đa Ghi chú chấm điểm Hình ảnh, màu sắc hài hòa, thân thiện với 1 Giao diện người dùng, banner, hình ảnh minh họa 10 điểm được thiết kế đẹp, phù hợp với nội dung Hệ thống danh mục, chuyên mục khoa học, 2 Danh mục 10 điểm phân cấp rõ ràng Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 5 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn
3. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ XẾP LOẠI HOẠT ĐỘNG CTTĐT Để theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động CTTĐT, các đơn vị quản lý giáo dục (SGD&ĐT, PGD&ĐT) có thể tổ chức nâng cao chất lượng và - Xếp loại đánh giá các trường theo thứ tự tổng điểm từ cao xuống thấp; - Tiêu chí phụ dùng để đánh giá khi các trường có cùng số điểm; - Tiêu chí 6: nếu có từ 50 bài viết có từ 50 lượt xem trở lên thì được thêm 20 điểm khuyến khích. - Tiêu chí 7: website có từ 100 lượt xem trở lên trong ngày được cộng thêm 10 điểm khuyến khích. - Các giải thưởng đề xuất: o Các giải thưởng chính: 1 giải Nhất, 2 giải Nhì, 3 giải Ba; o Các giải thưởng khác: . Website có giao diện đẹp nhất; . Website có lượt truy cập nhiều nhất; . Website có nội dung phong phú nhất; . Website có ứng dụng CNTT trong công tác truyền thông và quản lý, dạy, học hiệu quả nhất. Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 7 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn
4. Vào Danh mục > Chọn Thêm mới 4.1. Thêm mới chuyên - Tiêu đề; mục - Chuyên mục cha; - Kiểu dữ liệu. DANH MỤC Vào Danh mục > Tìm chuyên mục cần sửa > Chọn biểu tượng hình bút chì màu xanh bên cạnh chuyên mục 4.2. Sửa chuyên mục cần sửa > Sửa lại thông tin > Chọn Lưu lại. Nhóm tính Tính năng Thao tác năng Vào Danh mục > Tìm chuyên mục cần xóa > Chọn 4.3. Xóa chuyên mục biểu tượng hình thùng rác màu đỏ bên cạnh chuyên mục cần xóa. Vào Danh mục > Tìm chuyên mục cần ẩn > Chọn biểu 4.4. Ẩn chuyên mục tượng hình tròn màu xanh lá cây > màu đỏ. Vào Danh mục > Tìm chuyên mục 4.5. Thay đổi vị trí cần thay đổi vị trí > Đặt con trỏ chuột tại chuyên mục để chuyên mục hiện ra 4 mũi tên > Di chuyển đến vị trí mong muốn > Nhấn Lưu kéo thả. Vào Hệ thống > Chọn Cấu hình hệ thống > Sửa thông TÍNH NĂNG 5.1. Cập nhật thông tin tin theo mong muốn > Chọn Lưu lại. KHÁC hệ thống Vào Hệ thống > Chọn Sao lưu giao diện > Chọn 6.1. Sao lưu giao diện Thêm mới > Nhập tiêu đề bản sao lưu tại ô Tiêu đề > Chọn Lưu lại. Vào Hệ thống > Tìm bản giao diện cần phục hồi > GIAO DIỆN 6.2. Phục hồi giao diện Click vào biểu tượng phục hồi giao diện. (Tính năng này sẽ làm thay đổi Đặt con trỏ chuột tại vị trí banner cần thay > Chọn vào giao diện hệ biểu tượng hình răng cưa ở bên trái của banner > Chọn thống. Đề Cấu hình layout > Chọn Cấu hình tính năng > Thay nghị sao lưu 6.3. Thay đổi banner theo mong muốn > Chọn Lưu lại. giao diện trước khi thực hiện) Đặt con trỏ chuột tại thành phần cần sao chép/di 6.4. Sao chép/Di chuyển/xoá > Chọn vào biểu tượng hình răng cưa ở bên chuyển/Xoá thành phần trái của thành phần đó > Chọn Cấu hình layout > của giao diện Chọn Sao chép/Xoá/Di chuyển tính năng. 7.1. Báo cáo số lượng bài Vào Báo cáo > Chọn Loại báo cáo > Chọn Báo cáo viết bài viết. BÁO CÁO Vào Báo cáo > Chọn Loại báo cáo > Chọn Báo cáo 7.2. Thống kê bài viết bài viết theo tác giả. theo tác giả Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 9 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn
5. 3.2. Hướng dẫn viết và trình bày bài viết hiệu quả Bước Nội dung chi tiết 1 Lên ý tưởng viết bài (xem gợi ý ở mục 2.4) 2 Đặt tên bài viết: Sau khi có ý tưởng viết bài, bạn hãy đặt tên cho bài viết của mình Lưu ý: - Để tăng độ nhận viết về thương hiệu của đơn vị mình và tăng thứ hạng trên các công cụ tìm kiếm, tiêu đề bài viết nên chứa tên đơn vị. - Độ dài tiêu đề bài viết: 60-70 ký tự; Ví dụ: Trường THCS Chu Văn An thông báo lễ kỷ niệm 20 năm thành lập trường (tiêu đề này có chứa tên đơn vị là THCS Chu Văn An, độ dài 67 ký tự). 3 Lập dàn ý: Việc lập dàn ý trước khi viết giúp không đi lạc đề, không lan man. Dàn ý không quá chi tiết. Chỉ cần gạch đầu dòng những ý chính. Ví dụ: Dàn ý của bài viết Trường THCS Chu Văn An thông báo lễ kỷ niệm 20 năm thành lập trường - Giới thiệu quá trình phát triển 20 năm THCS Chu Văn An - Thông báo Kế hoạch tổ chức chương trình; - BGH gửi lời mời tham dự và thông tin liên hệ. 4 Viết bài: Tuỳ theo tính chất và thể loại của bài viết mà sẽ dài ngắn khác nhau và có thể chèn thêm hình ảnh, video khác nhau. - Độ dài thường viết nên khoảng 500-600 từ. - Mỗi bài viết nên có từ 2-3 ảnh minh hoạ xen kẽ. Kích thước ảnh không nên nhỏ quá, nên từ 500-600pixel trở lên. Hình ảnh rõ nét, phù hợp với bài viết. Không nên đăng ảnh có dung lượng quá lớn, sẽ ảnh hưởng đến tốc độ tải ảnh và mở - xem bài viết. - Nên có 2-3 dòng đoạn tóm tắt (lời dẫn) của bài viết để tóm tắt nội dung bài viết trước khi đi vào nội dung chi tiết. - Bài viết nên chứa từ khoá liên quan đến tiêu đề bài viết và tên đơn vị để tăng độ nhận biết trên Internet. 5 Xem lại bài viết và hoàn thiện bài viết. - Kiểm tra các lỗi chính tả, trình bày. - Kiểm tra ảnh, video và các tài liệu đính kèm (nếu có). 6 Đăng bài viết. 3.3. Hướng dẫn sử dụng chi tiết Xem trên tính năng Hướng dẫn trong trang quản trị của hệ thống CTTĐT. Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 11 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn
6. V. SỬ DỤNG FACEBOOK ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 5.1. Khởi tạo trang trên Facebook (Page) Nên tạo trang (Page) thay vì tạo riêng một tài khoản cá nhân riêng trên Facebook. Vì chúng ta có thể phân quyền cho nhiều người quản trị và thống kê, báo cáo tình hình sử dụng của page đó được. MỘT SỐ CHÚ Ý!!! - Đặt tên Facebook: nên đặt tên đúng theo tên của đơn vị mình. Ví dụ: THCS Chu Văn An - Ảnh đại diện: ảnh vuông (kích thước khuyến nghị từ 500x500px trở lên); là logo của đơn vị, hoặc hình ảnh thể hiện đặc trưng của đơn vị hoặc của ngành giáo dục. - Ảnh bìa: ảnh hình chữ nhật (kích thước khuyến nghị: từ 820x312px trở lên); là ảnh chụp của đơn vị, ảnh liên quan đến ngành giáo dục hoặc banner của một chương trình, sự kiện cần được truyền thông, quảng bá. 5.2. Quảng bá Facebook của các cơ sở giáo dục Ở giai đoạn đầu tiên các cơ sở giáo dục mới tạo page vẫn chưa có nhiều người biết đến. Bởi vậy, cần phải giới thiệu, quảng báo nó để nhiều người được biết hơn. Dưới đây là một số cách: - Thông báo cho toàn bộ giáo viên, phụ huynh, học sinh địa chỉ trang Facebook của đơn vị mình để tiện cập nhật, theo dõi các thông báo, tin tức mới từ đơn vị. - Mời bạn bè thích trang của đơn vị; - Sử dụng tính năng quảng cáo trang (mất phí) của Facebook. - Thường xuyên chia sẻ trang đấy lên trang cá nhân của mình để nhiều người biết đến 5.3. Nội dung trên Facebook của ngành giáo dục Các nội dung đăng lên Facebook của ngành giáo dục nên là những nội dung tích cực, phản ảnh khách quan; liên quan đến hoạt động giáo dục, đào tạo của đơn vị. Ngoài ra, có thể đăng tải những thông tin, bài viết, hình ảnh, tài liệu hữu ích dành cho giáo viên, phụ huynh, học sinh. Tránh đăng những thông tin tiêu cực hoặc dễ gây kích động, tranh cãi. Cẩm nang sử dụng Cổng thông tin điện tử cho các cơ sở giáo dục tại Bắc Ninh | Trang 13 Nguyễn Bá Xuân - CV Giải pháp Giáo dục 0969.83.5858- xuannb@viettel.com.vn